Tips Menata Arsip dengan Mudah

Hai, Smart Ladies.

Apakah Ladies sering kebingungan mencari surat-surat penting pada saat dibutuhkan? Apakah Ladies sering pusing dengan dokumen yang tidak bisa ditemukan? Jika iya, artikel ini sangat cocok untuk disimak dengan saksama.

Bagi sebagian orang menganggap arsip adalah kertas bekas yang sudah tidak terpakai lagi. Ada yang menyimpan arsip di gudang dengan cara diikat atau dimasukkan ke dalam kardus, bahkan ada yang menjualnya ke tukang loak. Tahukah Ladies bahwa sebenarnya arsip itu sangat penting? Karena arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sehingga layak untuk disimpan dengan baik. Arsip itu tidak hanya kertas (surat) saja, tetapi bisa dalam bentuk foto, softfile, peta, CD, kaset, dan lain-lain.

Jenis Arsip

Arsip yang ada di kantor terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipakai dalam penyelenggaraan organisasi. Arsip dinamis ini terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

Arsip vital adalah arsip yang sangat penting, misalnya MoU, sertifikat tanah, dan lain-lain. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi, tetapi bernilai sejarah sehingga harus disimpan selamanya. Misalnya, Peraturan dan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh kantor kita yang sudah tidak berlaku lagi, tetapi bernilai sejarah. Kemudian, surat pengangkatan jabatan pimpinan di masa lalu, termasuk foto-foto mereka.

Nah, bagaimana agar kita bisa menata arsip dengan mudah sehingga cepat ditemukan ?

Klasifikasi Surat

Dalam suatu organisasi pasti memiliki aturan yang mengatur tentang klasifikasi surat, yang dipakai untuk memberi kode hal pada surat. Nah, agar arsip bisa dengan mudah ditemukan, simpanlah arsip sesuai dengan kode hal surat tersebut. Misalnya, kode KP untuk Kepegawaian. Dalam kode KP tersebut tersimpan semua surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang berisi tentang Kepegawaian. Demikian juga dengan arsip yang lain, misalnya kode KU, menyimpan semua arsip yang berkaitan dengan keuangan.

Bagi kantor swasta yang belum memiliki kode hal surat, bisa membuat sendiri kode tersebut sesuai dengan masalah yang terkandung dalam surat tersebut, yaitu menggunakan singkatan. Misalnya surat tentang Tagihan Pelanggan bisa disingkat dengan kode TP, begitu seterusnya disesuaikan dengan masalah yang ada di kantor.

Arsip yang sudah disimpan sesuai dengan kode hal, maka harus kita pisahkan lagi sesuai dengan tahun dan bulan. Misalnya arsip dengan kode KP tahun 2019 bulan Januari – Desember. Demikian juga dengan arsip dengan kode KU tahun 2019 bulan Januari – Desember, demikian seterusnya.

Setelah semua tersimpan rapi, Ladies bisa membuat daftar arsip, yang berisi tentang kode klasifikasi, nomor item surat,  isi informasi surat tersebut, kurun waktu (tahun), dan lokasi simpan arsip tersebut disimpan. Penulisan lokasi simpan ini sangat penting karena akan memudahkan kita dalam mencari kembali arsip yang kita butuhkan.

Contoh Daftar Arsip

No	Kode Klasifikasi	Nomor item surat	Isi Informasi	Kurun Waktu	Lokasi Simpan*)
1.	KP	1	Surat nomor 1/IT3.F3.3/KP/2019 tentang Pengangkatan Pegawai Tetap Non PNS	2019	R.001.FC.001.LC001
2.	KU	1	Surat nomor 35/IT3.F3.3/KU/2019 tentang Pembayaran Gaji Pegawai	2019	R.001.FC.001.LC.002
	Dst

*) R.001   = Ruang 001

FC.001 = Filing Cabinet 001

LC.001 = Laci 001

Demikian tips menata arsip dengan mudah, semoga bisa menjadi inspirasi dalam menata arsip di tempat kerja kita. Karena arsip adalah alat bukti yang sah, maka harus disimpan dengan baik dan benar.

__________________

Nooryani adalah Arsiparis ahli muda yang bekerja di Institut Pertanian Bogor, yang memiliki hobi menulis.