Halo, Smart Ladies!
Saat ini, penggunaan e-mail atau surat elektronik (surel) sebagai salah satu media komunikasi sudah tak asing lagi. Selain mudah digunakan dan memiliki jangkauan luas, penyimpanannya pun fleksibel. Kita bisa mengakses surel dari mana saja dengan perangkat apa saja selama ada koneksi internet.
Seperti surat pada umumnya, surel sering digunakan untuk urusan yang bersifat penting dan resmi, seperti mengirimkan surat lamaran kerja, proposal penawaran, kontrak kerja sama, naskah ke penerbit atau lomba-lomba menulis, dan informasi. Selain itu, surel juga bisa digunakan untuk urusan pribadi yang sifatnya tidak resmi, misalnya mengirim contoh file, foto-foto dalam jumlah banyak, tugas kuliah, dan lain-lain.
Ladies, ada tiga hal penting yang perlu dilakukan saat akan mengirim surel. Kita simak, yuk.
1. Mengisi Subjek
Subjek dianalogikan sebagai judul surel yang memudahkan kita mengetahui isi tanpa perlu membukanya. Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, format subjek biasanya sudah ditentukan, seperti nama, judul, nomor ponsel, dan alamat. Untuk surel yang bersifat nonformal, kolom subjek ini sering kali dibiarkan kosong, padahal bagian ini penting supaya si penerima mudah mencarinya ketika dibutuhkan. Untuk mengisinya, kita hanya butuh waktu 1–2 detik.
2. Mengisi Badan Surel
Jika digunakan untuk mengirimkan file berupa lampiran, bagian ini sering kita kosongkan. Padahal, ibarat mengantarkan barang, kita juga perlu mengucapkan kalimat pengantar lebih dahulu. Tidak sopan rasanya jika kita tiba-tiba datang, meletakkan barang, lalu pergi begitu saja. Jika hal ini kita lakukan saat mengirimkan file-file yang bersifat resmi, misalnya naskah untuk penerbit atau media massa, naskah kita bisa langsung ditolak, lo.
3. Memperhatikan Struktur Surat
Selayaknya sebuah surat, surel pun sebaiknya ditulis dengan struktur surat yang sesuai, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Jika surel tersebut tidak bersifat resmi, alangkah baiknya jika kita menyapa si penerima. Dengan cara ini, kita telah memberikan penghargaan kepadanya, apalagi jika isi surel berupa permohonan atau permintaan
Ladies, tiga hal di atas merupakan etiket dalam mengirim surat secara elektronik. Meski tidak ada aturan baku yang mewajibkannya, tak ada salahnya kita mengikuti etiket tersebut, bukan? Pengirim surat yang sopan pasti akan lebih dihargai dan mendapat perhatian dibandingkan dengan yang to the point.